Коротко про головне: Є класична історія, яку українські компанії повторюють із року в рік. До великої профільної виставки готуються місяцями: вибивають бюджет, бронюють стенд, будують складні конструкції, замовляють худі для команди. А про те, що клієнтам треба щось давати в руки, згадують за три дні до старту.
У результаті менеджери на паніці забирають буклети з друкарні вночі напередодні виставки. А вранці на стенді виявляється, що в буклеті вказаний старий номер телефону або з’їхав логотип.
Буває й інше: усе надрукували вчасно, але мало. В обід першого дня візитки закінчилися, а попереду ще два дні роботи і сотні потенційних клієнтів.
Виставка — це дорогий інструмент. І щоб вона окупилася, до неї треба готуватися за планом. Ловіть повний чек-лист, який врятує ваші нерви.
Що треба мати на стенді: збираємо бойовий комплект
Листівки та флаєри для масового знайомства
Це «витратний матеріал». Листівки роздають усім: і тим, хто зупинився поговорити, і тим, хто просто пробігав повз стенд.
Листівка має кричати про головне за 3 секунди: хто ви такі і яка від вас користь.
Що там має бути:
- Ваша головна УТП — унікальна торгова пропозиція.
- Контакти.
- Великий QR-код, який веде одразу на сайт чи прайс.
- 2–3 речення про суть продукту.
Найзручніші формати: А5 або єврофлаєр DL — 99×210 мм. Вони не мнуться і легко влазять у пакет, який відвідувачу дають на вході.
Буклети для «теплих» клієнтів
Якщо флаєр просто каже «Привіт, ми існуємо», то буклет уже продає.
Його дають тим, хто зупинився біля стенда і почав ставити питання.
Тут уже є де розгулятися: опис послуг, ваші переваги, пара кейсів із цифрами і контакти.
Популярні формати: класичний «тріфолд» — лист А4, складений утричі, або акуратний буклет формату А5 на скобі.
Каталог продукції для серйозних розмов
Якщо ви виробляєте обладнання, меблі, продаєте складну хімію або працюєте в B2B, без каталогу на виставці робити нічого.
Каталоги не читають на ходу. Їх забирають у свій офіс і потім спокійно вивчають. Тому він має виглядати дорого.
Формат: А4 або А5, на скобі чи термоклейовій палітурці, якщо сторінок багато.
Візитки: стара добра класика
Хоч би як ми не любили LinkedIn і Telegram, візитки на виставках досі працюють і закінчуються зі швидкістю світла. Зробіть запас для кожного менеджера на стенді.
Друкуйте їх на щільному крейдованому картоні — 350 г/м² — і обов’язково накривайте матовою або «софт-тач» ламінацією. Це відразу піднімає статус.
Бейджі для команди
- Це знімає бар’єр — відвідувачу легше звернутися до менеджера, якщо він бачить його ім’я.
- Це робить команду візуально цілісною.
- Це професійно.
Робіть бейджі або в ламінації, або на жорсткому пластику зі зручною кліпсою чи шнурком.
Папки для переговорів
Коли ви домовилися про співпрацю, дати клієнту кілька розрізнених аркушів А4, прайс і візитку — це несерйозно. Все це вкладається у фірмову брендовану папку. Це знак поваги до партнера.
Блокноти та наліпки: те, що забирають із радістю
Корпоративний блокнот — один із небагатьох сувенірів, який реально живе на робочому столі місяцями. А якщо у вас IT-конференція, стартап-форум чи креативна виставка — обов’язково зробіть брендовані стікери, наліпки-стікерпаки. Айтішники і молодь масово ліплять їх на кришки ноутбуків, роблячи вам безкоштовну рекламу цілий рік.
Шпаргалка: скільки друкувати і коли починати
| Що замовляємо | Орієнтир по тиражу | Скільки днів робиться | Коли замовляти — дедлайн |
|---|---|---|---|
| Листівки А5 | 300–1000+ шт. | 2–3 дні | За 5 днів до виставки |
| Буклети — тріфолд | 100–300 шт. | 3–4 дні | За 6 днів |
| Каталоги А5 | 50–100 шт. | 4–5 днів | За 7 днів |
| Візитки | 200–500 шт. на людину | 2–3 дні | За 5 днів |
| Бейджі | Під команду + 2 запасні | 2–3 дні | За 5 днів |
| Папки | 50–100 шт. | 3–5 днів | За 7 днів |
| Блокноти | 50–100 шт. | 5–7 днів | За 10 днів |
Чек-лист: як прожити два тижні до виставки без паніки
- За 14 днів. Сісти, написати повний список поліграфії та прикинути тиражі залежно від прохідності виставки.
- За 12 днів. Віддати готові макети в друкарню або поставити їм задачу на розробку дизайну.
- За 10 днів. Затвердити всі макети, підписати рахунки і запустити друк.
- За 7 днів. Забрати поліграфію з друкарні, помацати її руками і видихнути.
- За 3 дні. Спакувати все в коробки і відправити на виставковий центр.
- Вранці перед відкриттям. Розкласти матеріали на стійки, роздати команді бейджі та візитки.
Погляд зсередини: коментує наша директорка
«Найбільша помилка, яку ми постійно бачимо перед виставками — це рішення клієнта “надрукувати якомога більше, щоб потім ще на рік залишилося”, — розповідає директорка типографії New Media Олена Єніна. — У результаті компанія замовляє 5000 каталогів, а на виставці роздає 300. Інші 4700 штук лежать в офісі мертвою вагою. А через три місяці в компанії змінюється прайс або виходить нова лінійка товарів — і ці каталоги просто їдуть на макулатуру. Ми працюємо в цифрі і завжди пояснюємо: не морозьте гроші! Надрукуйте рівно стільки, скільки вам реально треба на ці три дні заходу. А на наступну виставку ви спокійно зміните ціни в макеті і ми надрукуємо вам свіжу, актуальну партію».
Ще 3 класичні помилки, які вас згублять
- «Встигнемо за три дні, що там друкувати». Може, й встигнете. Але якщо дизайнер забув вильоти під обріз або злетіли шрифти — у вас просто не буде часу це виправити.
- «Ми всі без бейджів, але нас і так знають». Ні, не знають. Відвідувач не повинен вгадувати, чи ви менеджер, чи просто зайшли кави попити на цей стенд.
- «Якщо що — додрукуємо десь поруч із виставкою». Виставки часто проходять на околицях або у величезних павільйонах. Шукати там якісний оперативний друк і бігати містом замість того, щоб ловити клієнтів — найгірша ідея.
Реальний кейс: як папірці принесли гроші
Одна віконна компанія готувалася до будівельної виставки. Раніше вони просто розкладали на столі прайси з принтера. Цього разу вони замовили у нас комплект: стильні листівки А5 із QR-кодом, який вів прямо на їхній онлайн-калькулятор, буклети з фотками готових об’єктів, персональні бейджі та фірмові папки.
Усе було в єдиному стилі, з логотипом і корпоративними кольорами. Після виставки власник компанії сказав, що вони зібрали втричі більше «теплих» контактів, ніж рік тому. Люди брали гарну папку, бачили рівень підготовки і просто ставилися до бренду з більшою довірою.
FAQ: бліц для організаторів
Ми можемо в одному замовленні зробити і візитки, і блокноти, і папки?
Так, і це найкращий варіант. Ми одразу прослідкуємо, щоб ваші фірмові кольори CMYK збігалися на всіх матеріалах.
А можна зробити різні бейджі і візитки для 10 менеджерів?
Легко. Цифровий друк дозволяє персоніфікувати дані — різні імена і посади — в рамках одного тиражу без жодних переплат.
Якщо ми не маємо дизайнера, ви допоможете?
Звісно. Наш відділ препресу і дизайну може зібрати вам буклети та візитки з ваших матеріалів: логотипу і тексту.
Ви робите блокноти малими тиражами, наприклад 30 штук?
Так! Це наша фішка. Ми спокійно робимо малі та середні тиражі, щоб ви не переплачували за зайві запаси.
Підсумуємо
Виставка пролітає за три дні, а поліграфія, яку ви там роздали, продовжує працювати на вас місяцями. Ваш каталог житиме на столі у партнера, ваш стікер наклеять на ноутбук, а з блокнотом ходитимуть на наради.
Якщо ви хочете, щоб ваша компанія виглядала солідно, готуйте матеріали заздалегідь і не економте на щільності картону.
Друкарня New Media знає, як виглядає «виставковий аврал», і вміє з ним працювати. Ми друкуємо весь комплекс: від бейджів та листівок до товстих каталогів і фірмових папок. Допоможемо обрати папір, розрахуємо оптимальний тираж і віддамо все чітко в строк.
Плануєте виставку? Напишіть нам уже сьогодні, і давайте закриємо це питання без стресу!
Напишіть нам на пошту:
[email protected]
або телефонуйте:
+380678347770
+380487347770
