Представляємо вашій увазі статтю, написану Наталією Серебрянниковою спеціально для нашого блогу.
Наталія — кандидатка історичних наук, тренерка з риторики та ораторської майстерності, членкиня Європейської асоціації ділових жінок. Організаторка «Communication technologies centre Argentum». Авторка книги «Бізнес-комунікації: риторика, комунікації, етикет».
Збираючись на один із бізнес-заходів і обмовляючи з колегою деталі івента, я запитала, чи бере вона з собою візитки. На що отримала несподівану для себе відповідь: «Сьогодні візитки вже не актуальні, Інтернет та соцмережі керують». І це був привід замислитися, чи потрібні візитки в сучасному світі. Якщо все-таки потрібні, то якого формату та які саме функції вони виконують?
Почнемо з того, що бізнесом керує конкуренція, відповідно перше питання, на яке ми повинні дати відповідь — як проста картонка невеликого розміру може допомогти виграти конкуренцію?
Поговоримо про сучасний бізнес-етикет
Правило 1. Ніколи не виходьте з дому без візитівок.
Адже у бізнесі візитна картка — це «точка контакту» (термін Ігоря Манна).
Візитка має також працювати за принципом «Увага, Інтерес, Бажання, Дія».
Правило 2. Візитні картки завжди мають бути з вами.
Але! Не слід вручати свої візитки всім, кого зустрінете. Це не практично та не доцільно.
Виходьте із принципів «продуктивного нетворкінгу».
Правило 3. Вручайте свою візитку тільки тому, хто поцікавився, як з вами можна зв’язатися.
Не будьте нав’язливі.
До речі, візитівку у співрозмовника можна просити лише при індивідуальному спілкуванні. Перебувати в групі співрозмовників та просити картку у когось одного — моветон.
Обмін візитними картками ведеться строго за рангом, починаючи з найвищих членів делегації. Якщо партнери перебувають у одному посадовому рівні, першим вручає візитну картку молодший віком.
Якщо ви зустрічаєтеся у вашому офісі, етикет зобов’язує вас першим вручити візитну картку, тому що господарі роблять це першими.
Пам’ятайте, де саме знаходяться ваші візитні картки, щоб судомно не шукати їх по кишенях, не затягувати час і не псувати враження.
Візитки не вручають під час застіль (виняток — ділова зустріч у ресторані).
Чоловік зобов’язаний першим вручати візитну картку жінці.
Вручаючи візитну картку, промовте своє прізвище вголос, щоб партнер міг без помилок його вимовити.
При врученні візитку повертають для читання, що свідчить про поштивість та увагу до одержувача.
Приймаючи візитну картку, прочитайте вголос ім’я/прізвище партнера та засвойте його посаду.
При врученні візитки не слід тримати в руці ще кілька штук або вручати бізнес-партнеру відразу кілька карток. Це знижує вартість вас як фахівця.
Картки вручають правою рукою або двома руками (все залежить від країни та регіону, будьте уважні). Особливість цього правила полягає в тому, що якщо вам вручили візитку двома руками — двома ж ви і зобов’язані прийняти її.
Вручайте візитку так, щоб ваші пальці не закривали інформацію.
При врученні дивіться співрозмовнику у вічі.
Вручаючи картку, можна вказати деталі, як саме з вами можна зв’язатися (електронна пошта, телефон тощо). Але тактовно та ввічливо.
Візитки не прийнято носити у кишенях штанів, джинсів, піджаків. Для візитних карток має бути спеціальна візитниця. Якщо під рукою немає візитниці, то картку можна покласти в гаманець або папку.
Обмін візитками — завжди взаємний. Тобто якщо вам вручають візитку, ви теж зобов’язані вручити свою.
Правило 4. На візитівці писати можна! Але коли?
Забудьте про двосторонні картки, такі, що стали модними на пострадянському просторі через економію. Треба виготовляти окремо картки рідною мовою та окремо англійською мовою. І пам’ятаємо — друк лише з одного боку.
Тепер про позначки. Якщо, наприклад, у процесі комунікації з потенційним партнером з’ясувалося, що ви можете бути корисними один одному, деталі можна відобразити на зворотному боці візитки. Яким чином? Пишіть тільки на своїй візитівці, на звороті. Запитайте співрозмовника про дозвіл щодо напису. Тобто робити позначки можна тільки в присутності та з дозволу персони, якій призначена додаткова інформація.
Що писати? Наприклад, «Каталог продукції», або «Комерційна пропозиція», тобто щось таке, що нагадуватиме деталі знайомства та подальшої співпраці.
Правило 5. Будьте певні у презентабельності вашої візитки.
До ділової візитної картки пред’являється низка вимог:
- розміри картки: 5х9 см;
- папір: тонкий білий матовий картон;
- шрифт: чорний, чіткий, розбірливий;
- повне ім’я та прізвище, назва компанії без скорочень;
- назва посади та зазначення виду діяльності;
- адресу компанії та контактні телефони;
- емблема компанії або її логотип — за бажанням.
Ще до того, як знайти очима логотип та прочитати прізвище співрозмовника, людина на підсвідомому рівні встигає оцінити якість паперу, на якому візитівка надрукована. Це дуже важливий момент, який часто залишається поза увагою: правильно підібраний папір може розповісти про компанію та її продукцію чи послуги чи не більше, ніж увесь набраний на ній текст.
Звернемо увагу на те, що колір та форма можуть змінюватися. Це залежить від компанії, вашої посади та професії. Нестандартні за розміром та формою візитки привернуть увагу, але їх складно зберігати (не лише вам, а й потенційному партнеру).
Підбирайте такий шрифт, щоб вся інформація читалася легко і зрозуміло, без необхідності підносоти картку до носа та очей. Уникайте якихось мереживних шрифтів.
Вказуючи ім’я та прізвище, краще, якщо черговість такою і залишиться, тобто ім’я та прізвище. Чому так? Маючи справу з іноземцями, складно буде зорієнтуватися, де саме ім’я, а де прізвище, що може неприємно ускладнити процес комунікації. Тому правила міжнародного ділового етикету вже передбачили відповідний стандарт.
Не зайвим буде нагадати, що візитка має бути акуратною, чистою, без заломів.
Інформація у візитній картці має бути актуальною.
Візитові картки секретаря та генерального директора повинні відрізнятися між собою, наприклад, якістю паперу, розміром або технікою виконання.
Під час переговорів слід покласти картки перед собою, розташувавши їх у тому порядку, в якому сидять партнери.
Дивитися на візитну картку співрозмовника під час розмови не заборонено. На те й потрібні візитки, щоб нагадувати нам необхідну інформацію.
Правило 6. Візитна картка має працювати.
Не збирайте візитки просто так. Вони повиннi виконувати комунікативну функцію.
Що ж із ними робити? Точніше, що робити з інформацією у візитівці?
Ділових партнерів не лише можна, а й треба вітати зі святами, днями народження, запрошувати на заходи. За домовленістю обмінюватися живою, актуальною бізнес-інформацією (нова продукція, послуги, каталоги тощо).
Тобто капіталізуємо інформацію! Це і є наше завдання!
